1.企業(yè)檔案該如何整理
一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。
包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。 二 、文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
三 文件整理 1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 4、宜三孔線裝（易拆開復?。? 四、檔案分類 1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。
先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2、檔案分類應力求切合實用。
倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3、同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。 4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。
5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經辦部門代號，B1B2 為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等 五、檔案名稱及編號 1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。 2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 六 檔號編定 1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。 七 歸檔與檔案清理 1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。
2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 八 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權狀及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。 3、5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案后無長期保存必要者。 5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
九 檔卷清理 1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。
2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收（發(fā)）文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。 十、電子文檔 企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔。
檔案目錄與紙質一致，查找方便。且可以無紙化辦公，聯合OA軟件快速方便。
2.檔案管理學的知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。
（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務基礎工作中的基礎；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統一管理原則的一項重要內容和首要的具體措施；（3）從收集工作質量高低的影響來說，它直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、機關內文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調整。
（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系；歷史聯系主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。
（2）檔案的整理應該充分利用原有基礎；原有基礎指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。
全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。
全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。
4、全宗構成的條件和立檔單位：形成全宗的機關，稱為立檔單位，又稱全宗的構成者。一個機關就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構成一個全宗。
（1）構成條件：第一，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；第三，設有管理人事的機構或人員，并有一[定的人事任免權。三個條件是統一的，是從不同側面反映一個單位的獨立性。
最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構成一個立檔單位時，應當明確，機關的大小和檔案數量的多少，并不影響它成為立檔單位。
有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構成一個全宗。（2）立檔單位。
5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關單位的增設、撤銷、合并以及機關名稱的改變、職權范圍和隸屬關系的調整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。
研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應該從立檔單位的政治性質、生產關系性質和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。
人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構成者個人、家庭、家族有關的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯合全宗。
是若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。
（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應該注意全宗之間的相互聯系。
10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統計工作的一個具體的技術項目；B全宗在庫房內如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統排列等也屬于檔案的基本編目和系統化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。
盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。
流水法，無。
3.人事檔案管理的基本知識
干部人事檔案管理工作的規(guī)章制度很多，既有綜合性的，又有單項的；既有全國統一制定、普遍適用的，又有各單位根據實際情況具體制定的。
主要有：（1） 《干部檔案工作條例》（1990年修訂，以下簡稱《條例》），于1991年由中央組織部、國家檔案局聯名頒發(fā)?！稐l例》明確了干部人事檔案管理工作的性質、任務、特點、體制，并對干部人事檔案管理工作的各項內容作了統一的規(guī)定。
它是一個法規(guī)性的文件，是干部人事檔案管理工作最根本的規(guī)章制度，是各級干部人事檔案管理部門制定具體管理制度的依據?！稐l例》有兩個附件，即：①“干部人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格”，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項目設置。
②“轉遞干部人事檔案材料通知單”式樣，規(guī)定了轉遞干部人事檔案的統一辦法。 （2）《干部檔案整理工作細則》，是全國干部人事檔案整理工作統一遵循的制度。
它對整理干部人事檔案的要求、標準、檔案材料內容的鑒別、分類、整理過程、注意事項等作了詳細的規(guī)定。（3）《干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》，對干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍，歸檔材料必須具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定。
除以上幾種統一的制度外，還有一些基本的工作制度，如：借閱利用制度。各級干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，根據各自管理的干部人事檔案范圍和干部管理權限，都制定了本地區(qū)、本部門或本系統查閱干部人事檔案的制度。
這項制度對借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱人、借閱方式以及是否可以抄錄、復制作了規(guī)定。登記制度。
干部人事檔案管理部門為了防止檔案材料的遺失，便于查找、統計，建立了收檔、借閱、摘抄檔案材料、檔案底帳和銷毀材料等各項登記制度。這些制度的建立，不僅保證了正常的工作秩序，確保檔案的安全，而且還使干部人事檔案工作人員心中有數，隨時了解并掌握“家底”情況，有利于研究、安排工作。
保密制度。這是一項必不可少的保證干部人事檔案安全的制度。
各級干部人事檔案管理部門要根據所管干部人事檔案的密級做好檔案的保管、借閱、轉遞等工作。上述規(guī)章制度，是保證干部人事檔案管理工作正常進行，推行干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化的依據。
4.企業(yè)檔案管理辦法
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一條 為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；
（二）統籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據有關規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規(guī)定經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。答案補充 第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條 國有企業(yè)資產與產權發(fā)生變動，應按《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產，破產清算組應妥善處置破產企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。
5.企業(yè)檔案管理如何管理
包括：機構信息、部門信息、人員角色等， 分體現企事業(yè)單位的實際組織結構。
在組織結構中設置的機構負責人、部門負責人、人員角色等可用于iOffice.net流程處理中的步驟執(zhí)行人及權限：管理中的權限分配，這樣可避免由于人員變動而必須調整相關流程和權限控制 。
只有人力資源管理員才有權新增一個機構，部門，人員，普通用戶只有權察看相關的信息。
同時：
一）按照歸檔范圍，將需要歸檔的文件材料收集齊全、完整；
（二）鑒定文件材料的價值，確定保管期限；
（三）確定文件材料的秘密等級，絕密文件應單獨立卷；
（四）按照文件之間的聯系，組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應分別立卷。問題相同，保管期限又一致的文件材料，不應分開組卷。
