一、電腦的文件管理操作操作步驟簡述操作步驟

文件管理的真諦：在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。

解決這個(gè)問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。

這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對于相當(dāng)數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因?yàn)樗麄兞?xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。

下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅(jiān)持下來，形成習(xí)慣。

第一招 發(fā)揮我的文檔的作用 有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。

至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。

重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。小提示：如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:/My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數(shù)據(jù)。

第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu) 文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。

每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾；而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。

同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開。這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。

第三招 控制文件夾與文件的數(shù)目 文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個(gè)文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。

這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。

第四招 注意結(jié)構(gòu)的級數(shù) 分類的細(xì)化必然帶來結(jié)構(gòu)級別的增多，級數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個(gè)結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結(jié)合。

越常用的類別，級別就越高，比如負(fù)責(zé)多媒體欄目的編輯，那多媒體這個(gè)文件夾就應(yīng)當(dāng)是一級文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應(yīng)當(dāng)是一級文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個(gè)最佳的結(jié)合點(diǎn)。

第五招 文件和文件夾的命名 為文件和文件夾取一個(gè)好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容，就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。

最開始使用這些規(guī)則時(shí)，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時(shí)，相信你會堅(jiān)持不懈地執(zhí)行下去。另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時(shí)，可以加一些特殊的標(biāo)示符，讓他們排在前面。

比如當(dāng)某一個(gè)文件夾或文件相比于同一級別的來說，要訪問次數(shù)多得多時(shí)，筆者就會在此名字前加上一個(gè)“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經(jīng)常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經(jīng)支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

第六招 注意分開要處理的與已經(jīng)完成的 如果一年前的文件還和你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個(gè)月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時(shí)地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個(gè)良好的習(xí)慣。

以老師為例，上學(xué)期教授課程的教案與資料，本學(xué)期使用的頻率會非常小，所以應(yīng)當(dāng)專門將到存放后另一個(gè)。

二、怎么樣管理電腦文件的幾個(gè)小技巧

有很多理由讓我們好好地利用"我的文檔"，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。

我們可以利用"我的文檔"中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。至于"我的文檔"存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的"我的文檔"，選擇"屬性"。

在彈出的"我的文檔 屬性"窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的"移動"按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。

三、電腦文件管理軟件

WISS文檔管理軟件，可以幫你解決文件查找難題，WISS可以辦到豪秒搜索文件。和不同的權(quán)限管理。

iSS企業(yè)文檔管理軟件系統(tǒng)的核心功能：

1、服務(wù)器端集中存儲

所有文檔在服務(wù)器端集中存儲，確保文檔安全，便于共享、備份；

2、全文檢索

集成全文檢索引擎，支持對常用文檔類型內(nèi)容的快速全文檢索；可以象百度和Google一樣按照內(nèi)容檢索文檔；

3、文檔內(nèi)容快速瀏覽

系統(tǒng)提供了提取文檔內(nèi)容的功能，支持目前絕大多數(shù)的文件格式，用戶通過瀏覽器可以很方便的瀏覽文檔的內(nèi)容；

4、支持用戶個(gè)人和工作組模式

提供用戶自己和公司工作組二種文件管理模式，可以分別管理個(gè)人文件和公司公司文件；

5、文檔類型無關(guān)

系統(tǒng)支持對各種類型文檔的管理，可以設(shè)置自定義文件的后綴，支持更為廣泛的文件格式；

6、靈活的權(quán)限管理

支持針對獨(dú)立用戶、用戶組進(jìn)行訪問授權(quán)，支持針對文檔類別和單個(gè)文檔的獨(dú)立訪問授權(quán)，支持權(quán)限繼承；

網(wǎng)址：www.chinawiss.com

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